10 ОШИБОК АВТОМАТИЗАЦИИ АВТОБИЗНЕСА

В этой статье мы хотели бы сделать акцент на некоторых основных ошибках, с которыми мы часто сталкиваемся во время автоматизации наших Клиентов.

Все, о чем здесь пойдет речь, относится к компаниям, имеющим хотя бы зачатки организационной структуры. Другими словами, если Вам требуется установить программу только на один компьютер, имеет смысл прочитать этот документ с перспективой на будущее развитие компании.

1. ОТСУТСТВИЕ ЧЕТКИХ ЦЕЛЕЙ АВТОМАТИЗАЦИИ

Если Вы не знаете, для чего Вам информационная система, будет сложно понять, принесла ли она пользу, и для чего были потрачены деньги.

Нам часто приходится сталкиваться с тем, что идет некий процесс, в котором участвуют сотрудники и руководство. Проводятся встречи, демонстрируется продукт и его возможности, даже заключаются договоры на продажу, но никто толком не знает ответа на вопрос: для чего программа внедряется (устанавливается).

Резюме: обязательно поставьте реальные, измеримые цели, которые Вы хотите достичь при использовании программы.

2. НЕСОВПАДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ТОГО, КТО ПЛАТИТ С ЦЕЛЯМИ ТОГО, СТАВИТ ЗАДАЧИ

Встречаются ситуации, когда руководитель компании или владелец бизнеса участвует только в первоначальном разговоре с исполнителем. Внедрение же программы отдается на откуп «проектной группе», руководителю отдела IT, руководителю какого-нибудь отдела или отделов. Руководитель организации только подписывает договора или счета.

При этом цели подчиненных могут не совпадать, а иногда, к сожалению, в корне отличаться от целей руководства.

Резюме: пропишите цели в договоре с Исполнителем. Грамотный Исполнитель сам предложит сделать это.

3. ОТСУТСТВИЕ ПОДДЕРЖКИ СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА

Она нужна в первую очередь для разрешения спорных вопросов между различными отделами или сотрудниками. Здесь же следует напомнить про саботаж внедрения, когда в угоду собственных интересов сотрудники всячески занижают необходимость в новой программе. Разрешить эти споры и пресечь саботирование проекта может только лицо, обладающее нужными полномочиями.

Резюме: если Вы руководитель, рекомендуем Вам «держать руку на пульсе» процесса автоматизации Вашего предприятия.

4. ЗАДАЧИ ПО ВНЕДРЕНИЮ ПРОГРАММЫ СТАВИТ БУХГАЛТЕР, ПРЕСЛЕДУЮЩИЙ ТОЛЬКО ЦЕЛИ БУХГАЛТЕРИИ

В первую очередь необходимо понимать, что бухгалтерия ― это часть учета. Ваша база данных ― управленческая база данных. И уже из нее нужно делать выгрузку в бухгалтерскую базу данных (в 90% случаев ― в типовую 1С:Бухгалтерию 8). И уже в 1С:Бухгалтерии бухгалтер может делать все что хочет. Он будет работать в знакомой среде, обновлять ее стандартными средствами, получать стандартную поддержку и так далее. Все вопросы, связанные с правильным отражением Вашего реального учета в бухгалтерском будут решаться на этапе выгрузки из управленческой базы в бухгалтерскую.

Резюме: В 90% случаев бухгалтерия ― это часть управленческого учета. Поставив решение ее задач на 1-ое место, Вы усложните управление компанией. Большинство задач бухгалтерии решается настройкой выгрузки данных из управленческой базы в бухгалтерскую.

5. ОТСУТСТВИЕ ОТВЕТСТВЕННОГО СОТРУДНИКА

Для успешного внедрения автоматизированной системы требуется постоянное общение сторон ― Исполнителя и Заказчика. Удобнее, если от сторон будут выделены ответственные персоны. Обычно, со стороны компании Исполнителя такой человек есть. А вот со стороны Заказчика ответственного сотрудника часто не бывает. В результате решение возникающих вопросов существенно задерживается. Такой сотрудник должен быть освобожден как минимум от 50% своих обычных задач на предприятии! Иначе у него просто не будет времени на выполнение своих новых обязанностей.

Резюме: Выделите ключевого сотрудника для работы над проектом с вашей стороны. Он должен обладать необходимыми полномочиями и зоной ответственности. В идеале, если он будет иметь определенный авторитет среди других сотрудников. У него должно быть время для решения его новых задач.

6. ВЫБОР ПРОГРАММЫ БЕЗ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Вроде бы логично предположить, что перед приобретением программного продукта с ним нужно предварительно ознакомиться. Понять, решает ли он поставленные задачи, можно ли с его помощью достичь поставленных целей и так далее. Однако иногда встречаются люди, которые выбирают программу по… рекламным материалам (листовки, описания, документацию, презентации и т.п.) Всему этому можно верить на слово, но лучше увидеть реализацию того, что написано, своими глазами. Даже рекомендации коллег и известность продукта на рынке не должны быть для Вас достаточными факторами для принятия решения. В конце концов, с программой работать будете Вы, а не Ваши коллеги. Поэтому, если производитель не дает демоверсии или не хочет демонстрировать продукт, это должно настораживать.

Резюме: Перед приобретением программы обязательно посмотрите ее в действии и попробуйте поработать в ней самостоятельно. Получите ответы на Ваши вопросы у разработчика или партнера компании-разработчика. Заодно проверите очень важный аспект: адекватность поддержки приобретаемого решения!

7. НЕПОНИМАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ВНЕДРЕНИЯ

Ошибочно думать, что даже специализированное программное обеспечение всегда может решить все задачи компании. Приходит момент, когда развитие компании требует развития программы. Это хороший знак! Он означает, что компания развивается, растет, требует отражения этого роста в программном обеспечении.

В вопросе внедрения всегда следует принимать во внимание компетентность того, кто будет его делать. Со своими печатными формами счета или заказ-наряда Вы можете справиться и сами. А вот если планов гораздо больше, имеет смысл отдать его профессионалам. По крайней мере, посчитайте, во сколько Вам обойдется проект, если Вы сделаете его своими силами, например, с помощью Вашего специалиста, которому будете платить зарплату (см. статью ИТ-аутсорсинг).

Резюме: Во многих случаях для того, чтобы программа приносила максимум, необходимо внедрение ― добавление в нее особых функциональных возможностей, присущих Вашей компании. Чем менее приспособленной для отрасли является программа, тем более велика вероятность и количество доработок.

8. ВЫБОР УНИВЕРСАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ ДЛЯ "ВСЕХ СФЕР"

Огромное количество предприятий автоиндустрии пытается работать на типовых, универсальных программных продуктах. Но они совсем не учитывают специфику отрасли автобизнеса. В них нет документов, справочников, отчетов, печатных форм, продуманных бизнес-процессов, которые присущи автосервисам, магазинам по продаже автозапчастей, автосалонам. В отсутствии хорошего набора функциональных возможностей, Вы будете терять деньги.

Резюме: На наш взгляд, прибыльнее работать хорошим инструментом, но выбор остается за Вами.

9. ВЫБОР ПРОГРАММЫ НА ОСНОВАНИИ ЕЁ СТОИМОСТИ

Позволим теперь задать Вам вопрос: стоит ли выбирать программу, руководствуясь тем, сколько она стоит, если речь идет о Ваших будущих доходах? Логичнее сначала подробно изучить продукты, сравнить их по возможностям, и уже потом сравнивать цены. 

Резюме: Неважно, сколько стоит программный продукт, ― какой смысл оплачивать неудобную программу без нужного набора функциональных возможностей. Определите рамки бюджета, изучайте возможности, сравнивайте цены. Именно в таком порядке!

10. ПРОМЕДЛЕНИЕ

Не стоит медлить с началом внедрения продукта, если Вы его выбрали и уверены в своем выборе или даже если Вас одолевают сомнения. 

 Просто звоните нам по телефону 8 (3822) 902-619 или пишите на электронную почту info@sigma-tomsk.ru.

Будем рады ответить на все интересующие Вас вопросы и развеять Ваши сомнения.

А также организовать встречу для более детального обсуждения нашего предложения и предоставления дополнительной информации.

Преимущества, которые Вы получите от использования программного обеспечения, превзойдут причины откладывания решения.

TBEx